fbpx
Logo
Rekisteriseloste ja varaus- sekä peruutusehdot

Rekisteriseloste ja varaus- sekä peruutusehdot

 

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Q Hair, joka on GWP Europe Oy rekisteröity tavaramerkki, ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: GWP Europe Oy

Y-tunnus: 2251006-0

Osoite: Albertinkatu 22-24, 00120 Helsinki

Sähköpostiosoite: info@qhair.fi

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Rekisterin yhteyshenkilö

Sami Ateek puh. 040 5600 619 e: sami@Qhair.fi

3. Rekisterin nimi

GWP Europe Oy asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille on kielletty. Hyväksymällä nämä ehdot asiakas antaa nimenomaisen suostumuksensa sille, että rekisterinpitäjä voi lähettää hänelle markkinointi- ja muita tiedotusviestejä. Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen info@Qhair.fi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymävuosi, syntymäaika, asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, viimeisin sisäänkirjautuminen, tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai kunnes asiakas pyytää tietojensa poistamista. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit. 

Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

8. Tietojen suojauksen periaatteita

Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Ajas Oy.

Ajas on A1 luokan potilastietojärjestelmäksi sertifioitu. Sertifiointiprosessissa on varmennettu tietoturvakäytännöt ulkoisen auditointitalon toimesta.

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallennetta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suojattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.

Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, jossa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.

Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan kerran vuodessa.

10. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille

Käytämme sivuillamme evästeitä ja ajanvarausjärjestelmässä ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. IP-tiedot

Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

 

12. Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.

Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.

 

13. Palveluidemme varaus- ja peruutusehdot

Ajanvaraus on sitova ja asiakas on velvollinen noudattamaan varaus- ja peruutusehtoja ajan varatessaan.

Varausten siirrot, muutokset ja peruutukset tulee tehdä viimeistään 24 h ennen varattua palvelua. Tämän jälkeen siirretyistä tai peruutetuista tai kokonaan peruuttamattomista ajoista perimme 100% varatun palvelun hinnasta.

Ajan siirto tai peruutus edellä mainitun peruutusajan jälkeen oman tai lapsen sairastumisen vuoksi ei poista asiakkaan velvollisuutta maksaa myöhäisen peruutuksen maksua, joka on 100% varatun palvelun hinnasta.

Asiakkaan tulee saapua salonkiin terveenä. Mikäli asiakas on selkeästi flunssainen saapuessaan varattuun palveluun on Q Hairin asiakaspalvelijalla, jolle aika varattu oikeus kieltäytyä varatun palvelun toteuttamisesta ja vaatia 70% varatun palvelun hinnasta toteuttamatta palvelua.

Lähetämme peruutusehtojen mukaisen laskun asiakkaan antamaan sähköpostiosoitteeseen 14 vrk maksuajalla. Mikäli maksua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä rahoitusyhteistyökumppanimme jatkaa laskun perintää lain määrittämissä puitteissa.

Huomioithan, että mikäli myöhästyt enemmän kuin 30 minuuttia saatamme joutua siirtämään tai peruuttamaan aikasi, jolloin laskutamme 100% varatun palvelun hinnasta.
Sinulle varataan ammattilaisen henkilökohtaista aikaa, joten toivomme, että kunnioitat varaus- ja peruutusehtojamme.

Otathan myös huomioon tiettyjen palveluiden ikärajat:
Hiusten värjäys ja rakennekäsittelypalvelut 16 vuotta.

Reklamaatiot

Pyrimme salongeissamme aina hyvään ja laadukkaaseen asiakaspalveluun sekä asiakkaan toivomaan, stylistin kanssa yhdessä sovittuun lopputuloksen hiusten tyylistä, väristä ja mallista.

Mikäli koet saamasi palvelun olevan virheellinen tai muutoin koet tyytymättömyyttä lopputulokseen tulee sinun reklamoida asiasta. Tilanteessa jossa koet tyytymättömyyttä toivoisimme sinun ensisijassa ilmaisevan tyytymättömyytesi heti palvelutapahtuman yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen. Reklaamatiot on esitettävä kuitenkin viimeistään kahden (2) viikon sisällä käynnistä sähköpostitse, puhelimitse tai paikan päällä.

  • on hyvä varautua siihen, että reklamaation syy täytyy tulla havainnollistamaan paikan päälle
  • suurimmassa osassa palveluitamme pätee yhden (2) viikon laatutakuu, jolloin korjaamme veloituksetta mahdollisen virheellisesti tehdyn työn.
  • tehdystä työstä emme palauta rahoja vaan kuluttaja-asiamiehen ohjeistuksella tarjoudumme korjaamaan mahdollisen virheen veloituksetta.