Rekisteriseloste ja varaus- sekä peruutusehdot

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen rekisteriseloste ja informointi henkilötietojen käsittelystä. Seloste koskee Q Hairin (Q Hair Group Oy:n rekisteröity tavaramerkki) ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmää sekä verkkosivuston qhair.fi kautta kerättäviä tietoja (palautekysely, työhakemukset ja lahjakorttitilaukset, kohta 13).

Päivitetty 30.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Q Hair Group Oy

Y-tunnus: 3583834-8

Osoite: Albertinkatu 22-24, 00120 Helsinki

Sähköpostiosoite: [email protected]

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Rekisterin yhteyshenkilö

Sami Ateek, [email protected]

3. Rekisterin nimi

Q Hair Group Oy asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Markkinointi- ja tiedotusviestejä (esimerkiksi uutiskirjeet ja tarjoukset sähköpostilla tai tekstiviestillä) lähetämme vain asiakkaille, jotka ovat antaneet siihen erillisen luvan ajanvarausjärjestelmässä. Luvan voi perua milloin tahansa viestissä olevasta linkistä tai ilmoittamalla siitä osoitteeseen [email protected]. Varausvahvistukset, muistutukset ja käynnin jälkeinen palautekysely eivät ole markkinointia.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymävuosi, syntymäaika, asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, viimeisin sisäänkirjautuminen, tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään palveluidemme toteuttamiseen, verkkosivuston toimintaan, maksujen käsittelyyn sekä markkinointiin liittyvissä palveluissa. Käytämme näihin tarkoituksiin ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka on lueteltu kohdassa 8.

Osa palveluntarjoajista, kuten Cloudflare, Resend, Stripe, Google, Meta, TikTok ja Anthropic, voi käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietojen siirroissa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Siirrot perustuvat soveltuvin osin Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework).

7. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai kunnes asiakas pyytää tietojensa poistamista. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit.

Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

8. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat ja tietojen suojaus

Käytämme seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia verkkosivustomme ja palveluidemme toteuttamiseen:

• Ajas Oy: ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmä.
• Cloudflare: verkkosivuston tekninen toiminta sekä palautekyselyiden kutsujen ja vastausten käsittely.
• Resend: sähköpostien lähettäminen (palautekyselyt, lahjakorttitilaukset ja työhakemukset).
• Stripe: lahjakorttiostosten maksujen käsittely.
• Google, Meta ja TikTok: verkkosivuston kävijätilastointi ja mainonnan tehokkuuden mittaaminen evästesuostumuksen perusteella (ks. evästekäytäntö).
• Anthropic: vastausluonnosten laatiminen salonkiemme julkisiin Google-arvosteluihin (arvostelijan julkinen nimi ja arvosteluteksti).

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja käyttötarkoituksen ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti joko henkilötietojen käsittelijöinä tai itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Ajas on A1 luokan potilastietojärjestelmäksi sertifioitu. Sertifiointiprosessissa on varmennettu tietoturvakäytännöt ulkoisen auditointitalon toimesta.

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallenneta palvelimelle selkokielisinä, vaan ne säilytetään suojattuina ja salattuina kulloinkin turvallisena pidetyllä menetelmällä. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.

Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, joissa he sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä me teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua EU:n tietosuoja-asetuksessa turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.

Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa. Ensimmäinen kopio tiedoista on maksuton; selvästi perusteettomista tai kohtuuttomista, esimerkiksi toistuvista pyynnöistä voidaan periä kohtuullinen maksu.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

10. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille

Käytämme sivuillamme ja ajanvarausjärjestelmässä evästeitä. Verkkosivuston evästeistä kerrotaan tarkemmin evästekäytännössä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. IP-tiedot

Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

12. Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.

Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.

13. Verkkosivuston kautta kerättävät tiedot

Palautekysely

Lähetämme käynnin jälkeen sähköpostiin lyhyen palautekyselyn. Kyselyä varten käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi ja käynnin tietoja (päivä, salonki, stylisti ja palvelu) sekä vastauksiasi. Palautteen avulla kehitämme palveluamme ja stylistiemme työtä (oikeutettu etu). Sanallista palautetta voidaan julkaista nimettömänä Asiakaspalautteet-sivulla ilman nimeäsi tai yhteystietojasi. Voit kieltää kyselyt jokaisessa viestissä olevasta linkistä.

Työhakemukset

Työhakemuslomakkeella lähetetyt tiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, hakemus ja liite) käsitellään vain rekrytointia varten. Hakemukset säilytetään 12 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan, ellei hakijan kanssa sovita toisin.

Lahjakorttitilaukset

Verkkokaupan lahjakorttitilauksista käsittelemme ostajan nimeä, sähköpostiosoitetta ja tilauksen tietoja. Maksu tehdään Stripen maksusivulla, emmekä näe maksukortin tietoja. Tilaustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta.

14. Palveluidemme varaus- ja peruutusehdot

Ajanvaraus on sitova ja asiakas on velvollinen noudattamaan varaus- ja peruutusehtoja ajan varatessaan.

Varausten siirrot, muutokset ja peruutukset tulee tehdä viimeistään 24 h ennen varattua palvelua. Tämän jälkeen siirretyistä, peruutetuista tai kokonaan peruuttamatta jätetyistä ajoista perimme 100% varatun palvelun hinnasta.

Ajan siirto tai peruutus edellä mainitun peruutusajan jälkeen oman tai lapsen sairastumisen vuoksi ei poista asiakkaan velvollisuutta maksaa myöhäisen peruutuksen maksua, joka on 100% varatun palvelun hinnasta.

Asiakkaan tulee saapua salonkiin terveenä. Mikäli asiakas on selkeästi flunssainen saapuessaan varattuun palveluun, on Q Hairin asiakaspalvelijalla, jolle aika on varattu, oikeus kieltäytyä varatun palvelun toteuttamisesta ja vaatia 70% varatun palvelun hinnasta toteuttamatta palvelua.

Lähetämme peruutusehtojen mukaisen laskun asiakkaan antamaan sähköpostiosoitteeseen 14 vrk maksuajalla. Mikäli maksua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä rahoitusyhteistyökumppanimme jatkaa laskun perintää lain määrittämissä puitteissa.

Huomioithan, että mikäli myöhästyt enemmän kuin 30 minuuttia, saatamme joutua siirtämään tai peruuttamaan aikasi, jolloin laskutamme 100% varatun palvelun hinnasta.

Sinulle varataan ammattilaisen henkilökohtaista aikaa, joten toivomme, että kunnioitat varaus- ja peruutusehtojamme.

Otathan myös huomioon tiettyjen palveluiden ikärajat:

Hiusten värjäys ja rakennekäsittelypalvelut 16 vuotta.

Reklamaatiot

Pyrimme salongeissamme aina hyvään ja laadukkaaseen asiakaspalveluun sekä asiakkaan toivomaan, stylistin kanssa yhdessä sovittuun lopputulokseen hiusten tyylistä, väristä ja mallista.

Mikäli koet saamasi palvelun olevan virheellinen tai olet muutoin tyytymätön lopputulokseen, tulee sinun reklamoida asiasta. Tilanteessa jossa koet tyytymättömyyttä toivoisimme sinun ensisijassa ilmaisevan tyytymättömyytesi heti palvelutapahtuman yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen. Reklamaatiot on esitettävä kuitenkin viimeistään yhden (1) viikon sisällä käynnistä sähköpostitse, puhelimitse tai paikan päällä.

• on hyvä varautua siihen, että reklamaation syy täytyy tulla havainnollistamaan paikan päälle
• tehdystä työstä emme palauta rahoja vaan kuluttaja-asiamiehen ohjeistuksella tarjoudumme korjaamaan mahdollisen virheen veloituksetta.